KUMPULAN SOAL VINYET
MANAJEMEN REKAM MEDIS “MISFILE”
By: Nofri Heltiani, S.Si, M.Kes
1. Perekam medis dibagian filing menerima 5 berkas rekam medis dengan No.RM 10-21-19, 10-21-20,10-21-21, 10-21-22 dan 10-21-23 yang sudah diassemblig dan dianalisis kelengkapan dan keakuratan dignosanya untuk disimpan di rak penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan Pedoman Kelompok. Ternyata pada berkas rekam medis No.RM 10-21-19 tersimpan pada sub rak 10-21-91 dikarenakan perekam medis mengingat angka 19 tersebut 91 yang dibaca sembilan belas .
Kejadiaan apakah yang terjadi pada kasus diatas?
a. Misfile
b. Misfile Transpose
c. Misfile Transcript
d. Misfile Medical Record
e. Misfile Numbering Medical Record
Alasan:
Misfile Transpose adalah kesalahan dalam melihat dan mengingat posisi urutan angka dalam nomor rekam medis.
Contohnya:
12 dilihat dan diingat 21 (21 dibaca 12)
13 dilihat dan diingat 31 (31 dibaca 13)
dan seterusnya…sampai dengan
19 dilihat dan diingat 91 (91 dibaca 19).
2. Perekam medis dibagian filing menerima 5 berkas rekam medis dengan No.RM 10-21-22, 10-21-23,10-21-24, 10-21-25 dan 10-21-26 yang sudah diassemblig dan dianalisis kelengkapan dan keakuratan dignosanya untuk disimpan di rak penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan Pedoman Kelompok. Ternyata pada berkas rekam medis No.RM 10-21-23 disimpan pada sub rak 10-21-28 dikarenakan tulisan angka nomor rekam medisnya kurang jelas.
Kejadiaan apakah yang terjadi pada kasus diatas?
a. Misfile
b. Misfile Transpose
c. Misfile Transcript
d. Misfile Medical Record
e. Misfile Numbering Medical Record
Alasan:
Misfile Transcript adalah kesalahan dalam membaca angka nomor rekam medis dikarenakan angka tersebut mirip bentuknya dan juga penulisan nomor rekam medisnya tidak kurang/tidak jelas.
Beberapa angka yang mirip bentuknya, yaitu:
1 dengan 7
3 dengan 8
4 dengan 9
0 dengan 6
Referensi:
Indradi, R. 2013. Rekam Medis. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
3. Data Laporan Rekam Medis bulan Maret 2019 Instalasi Rekam Medis RS. X menunjukkan terjadi kenaikan angka kejadian misfile setiap harinya, hal ini disebabkan ketika berkas rekam medis dipinjam dari ruang filing petugas hanya menuliskan data peminjaman berkas rekam medis pada buku ekspedisi.
Apakah yang harus dilakukan perekam medis untuk menurunkan angka kejadian misfile?
a. Meletakkan petunjuk keluar sebagai pengganti berkas rekam medis yang dipinjam.
b. Meletakkan tracer medical record sebagai pengganti berkas rekam medis yang dipinjam.
c. Meletakkan out guide sebagai pengganti berkas rekam medis yang dipinjam.
d. Meletakkan color coding sebagai pengganti berkas rekam medis yang dipinjam.
e. Meletakkan kartu kendali sebagai pengganti berkas rekam medis yang dipinjam.
Alasan:
Tracer adalah alat yang digunakan sebagai alat petunjuk keluar jika berkas rekam medis diambil atau dipinjam untuk digunakan pihak pasien atau petugas kesehatan di dalam pelayanan kesehatan. Penggunaan warna pada tracer sebaiknya mempunyai warna yang berbeda dengan folder rekam medis agar lebih mudah diketahui keberadaannya. Tracer tetap berada di rak filing sampai folder rekam medis yang diambil (dipinjam) kembali.
Referensi:
Rustiyanto, E. 2011. Manajemen Filing Dokumen. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia.
4. Data Laporan Tahunan Rekam Medis 2019 Instalasi Rekam Medis RS. X menunjukkan masih terdapat angka kejadian misfile setiap setiap bulannya yang cukup signifikan meskipun telah menggunakan tracer, akan tetapi penulisan nomor rekam medis pada folder rekam medis masih secara manual yaitu menulisakan dengan tinta.
Apakah yang harus dilakukan perekam medis untuk menurunkan angka kejadian misfile?
a. Mengganti nomor rekam medis yang ditulis dengan menggunakan tinta dengan tinta warna pada folder rekam medis.
b. Mengganti nomor rekam medis yang ditulis dengan menggunakan tinta dengan garis warna pada folder rekam medis.
c. Mengganti nomor rekam medis yang ditulis dengan menggunakan tinta dengan color coding pada folder rekam medis.
d. Mengganti nomor rekam medis yang ditulis dengan menggunakan tinta dengan pita warna pada folder rekam medis.
e. Memberi warna yang berbeda pada folder rekam medis pasien sesuai nomor rekam medis milik pasien.
Alasan:
Kode Warna (Color Coding) dimaksudikan untuk memberikan warna pada map/folder rekam medis yang berguna untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan pencarian map rekam medis yang salah disimpan. Garis-garis warna dengan posisi yang berbeda-beda untuk setiap seksi penyimpanan rekam medis. Terputusnya kombinasi warna dalam satu seksi penyimpanan menunjukkan adanya kekeliruan dalam penyimpanan.
Referensi:
Direktorrat Jenderal Pelayanan Medik. 1997. Pedoman Rekam Medis. Jakarta: Depatemen Kesehatan RI.
5. Penanggung Jawab Ruang Filing sedang memonitor rak filing keseragaman warna pada folder rekam medis dalam satu sub rak penyimpanan ternyata terlihat kombinasi warna yang terputus yang menunjukkan adanya kekeliruan dalam penyimpanan rekam medis.
Apakah yang harus dilakukan penanggung jawab tersebut?
a. Melihat kembali SOP Rekam Medis.
b. Menegur petugas filing yang melakukan kesalahan dalam penyimpanan rekam medis.
c. Mengambil rekam medis tersebut untuk dikembalikan ke rak sortir.
d. Mengambil rekam medis tersebut untuk dikembalikan ke rak sesuai warnanya.
e. Memberikan tracer ketika mengambil mengambil rekam medis yang salah simpan dan mengembalikannya ke rak sebenarnya.
Alasan:
Penggunaan kode warna bisa digunakan untuk mempercepat pencarian berkas rekam medis dan mengurangi kesalahan (misfiled) di dalam penyimpanan berkas rekam medis.
Cara mengetahui terjadinya misfiled di rak, yaitu:
1. Lihat warna pada folder di rak berkas rekam medis untuk mengetahui perbedaan kode warna. Jika di dalam susunan satu rak terdapat warna yang tidak sama, maka kita bisa mengambil berkas rekam medis tersebut untuk dikembalikan ke rak yang sesuai dengan warnanya.
2. Cari transposisi di dalam masing-masing set angka dua digit.
Misal: 01-02-56 à bisa terarsip di 01-02-65 atau di 01-20-56.
6. Pada tanggal 10 April 2018 Ny.N yang berstatus pasien lama RS.X dengan No.RM 26-04-17 berkunjung ke Poliklinik Kandungan RS.X untuk memeriksakan kehamilan keduanya. Setelah Ny.N selesai USG, data rekam medis Ny.N tersebut hanya dicatat pada rekam medis sementara dikarenakan rekam medis Ny.N tidak ditemukan di rak penyimpanan.
Apakah yang harus dilakukan perekam medis di ruang filing?
a. Mencari/melacak rekam medis Ny.N secara transposisi di dalam set angka dua digit pertama, yaitu 62-04-17.
b. Mencari/melacak rekam medis Ny.N secara transposisi di dalam set angka dua digit kedua, yaitu 26-40-17.
c. Mencari/melacak rekam medis Ny.N secara transposisi di dalam set angka dua digit tiga, yaitu 26-04-71.
d. Mencari/melacak rekam medis Ny.N secara transposisi di dalam masing-masing set angka dua digit rak rekam medis, yaitu 26-04-71 atau di 26-40-17 dikarenakan angka dua digit pertama adalah pedoman kelompok.
e. Mencari/melacak rekam medis Ny.N secara transposisi di dalam masing-masing set angka dua digit rak rekam medis, yaitu 26-04-71 atau di 26-40-17 atau di 62-04-17.
Alasan:
Penggunaan kode warna bisa digunakan untuk mempercepat pencarian berkas rekam medis dan mengurangi kesalahan (misfiled) di dalam penyimpanan berkas rekam medis.
Cara mengetahui terjadinya misfiled di rak, yaitu:
1. Lihat warna pada folder di rak berkas rekam medis untuk mengetahui perbedaan kode warna. Jika di dalam susunan satu rak terdapat warna yang tidak sama, maka kita bisa mengambil berkas rekam medis tersebut untuk dikembalikan ke rak yang sesuai dengan warnanya.
2. Cari transposisi di dalam masing-masing set angka dua digit.
Misal: 01-02-56 à bisa terarsip di 01-02-65 atau di 01-20-56.
Referensi:
Rustiyanto, E. 2011. Manajemen Filing Dokumen. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia.
