KUMPULAN SOAL PINYET
PENGELOLAAN REKAM MEDIS
By: Nofri Heltiani, S.Si, M.Kes
Sistem Penomoran
1. Pada tanggal 15 Juni 2019 By.Ny.C berkunjung sebagai pasien lama ke Poliklinik Anak RS.A untuk imunisasi campak. By.Ny.C diberi nomor rekam medis baru setiap kali berkunjung dan nomor-nomor rekam medis tersebut dicatatan ke dalam KIUP beserta tanggal kunjungannya dan setelah By.Ny.C selesai imunisasi perekam medis akan menyimpan berkas rekam medis di ruang filing.
Bagaimanakah perekam medis menyimpan berkas rekam medis By.Ny.C tersebut?
a. Menyimpan berkas rekam medis di folder baru dengan nomor rekam medis baru sesuai dengan tanggal kunjungannya.
b. Menyimpan berkas rekam medis di ruang filing sesuai dengan nomor rekam medisnya.
c. Menyimpan berkas rekam medis di folder rekam medis baru dan menggabungkannya dengan folder rekam medis kunjungan terakhirnya.
d. Menyimpan berkas rekam medis di ruang filing dengan cara menggabungkannya dengan folder rekam medis sebelumnya.
e. Menyimpan berkas rekam medis saat ini dengan cara mencari folder berkas rekam medis terdahulu sesuai dengan nomor rekam medis dan menggabungkannya.
Alasan:
Sistem Penomoran Seri-Unit (Serial-Unit Numbering System/SUNS) adalah pasien mendapat nomor rekam medis baru (nomor rekam medisnya sama dengan nomor rekam medis sebelumnya) setiap kali berobat (serial) namun akhirnya berkas rekam medisnya digabungkan menjadi satu dengan menggunakan berkas rekam medis sebelumnya dengan berpedoman pada nomor rekam medis (unit).
Sistem Penjajaran/Penataan
2. Perekam medis melakukan penjajaran berkas rekam medis setelah berkas diassembling di ruang filing dengan berpedoman pada kasus yang diderita pasien yang tercantum pada map rekam medis.
Apakah metode penjajaran berkas rekam medis tersebut?
a. Alfabetik
b. Numeric
c. Kronologis
d. Kasus
e. Wilayah
Alasan:
Penjajaran kasus adalah jenis penjajaran berdasarkan kasus penyakit yang diderita masing-masing pasien, misalnya rak pertama untuk penyimpanan dan penjajaran penyakit dalam, rak kedua penyakit jantung dan seterusnya.
3. Perekam medis melakukan penjajaran berkas rekam medis di ruang filing dengan berpedoman pada warna map rekam medis milik kepala keluarga pasien.
Apakah metode penjajaran berkas rekam medis tersebut?
a. Alfabetik
b. Numeric
c. Kronologis
d. Kasus
e. Wilayah
Alasan:
Penjajaran wilayah (family folder) adalah jenis penjajaran berdasarkan wilayah yang ada dilingkup fasilitas pelayanan kesehatan berada, dan rak penyimpanan berkas rekam medis dikelompokkan berdasarkan nama wilayah yang ada, sehingga bekas rekam medis pasien disimpan berdasarkan wilayah tempat tinggalnya, serta satu folder berkas rekam medis digunakan untuk satu keluarga. Penjajaran jenis ini umumnya digunakan pada Puskesmas.
Assembling
4. Pada tanggal 28 Oktober 2018 Ny. N datang dan menginap di RS.X sebagai pasien lama untuk menjalani section ceasar pada kehamilan keduanya dikarenakan letak lintang pada bayinya.
Apakah yang harus dilakukan perekam medis di bagian filing pada saat Ny. N berkunjung?
a. Memberikan gelang tangan berwarna pink yang berisi identitas Ny. N
b. Menyiapkan map rekam medis Ny. N
c. Menyiapkan SEP dan SJP
d. Merakit formulir rekam medis baru sebelum mendapatkan pelayanan menjadi urut dan ditata dalam map rekam medis miliki Ny. N
e. Meneliti kelengkapan dan mengendalikan formulir rekam medis baru Ny. N
Alasan:
Peran dan fungsi assembling dalam pelayanan rekam medis, yaitu:
1) sebagai perakit formulir rekam medis sebelum pelayanan dan sesudah pelayanan.
2) Peneliti isi data rekam medis.
3) Pengendali berkas rekam medis tidak lengkap.
4) Pengendali penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam medis.
Buku Register Penerbitan Nomor
5. Nn. A berkunjung ke Poliklinik Mata RS.X sebagai pasien baru dan mendapatkan No.RM 12-27-65, dimana RS tersebut memiliki kebijakan menggunakan sistem penomoran unit.
Apakah makna dari No.RM 12-27-65 tersebut?
a. jumlah kunjungan pasien rawat jalan
b. Jumlah total pasien
c. Jumlah kunjungan pasien
d. Jumlah pasien yang dilayani
e. Jumlah kunjungan pasien dan jumlah pasien yang dilayani
Alasan:
Nomor Rekam Medis yang diterbitkan akan langsung menunjukkan jumlah indivindu pasien yang dilayani, bukan jumlah kunjungannya, karena 1 pasien tetap menggunakan 1 nomor rekam medis walaupun berkunjung berulang kali (jika menggunakan sistem penomoran unit).
Misfile
6. Perekam medis RS.X sedang melakukan penataan berkas rekam medis yang telah kembali ke ruang filing, dengan nomor rekam medis 13-27-65, 14-27-65, 15-27-65, 16-27-65 dan 17-27-65. Akan tetapi berkas rekam medis dengan nomor 13-27-65 tersimpan di sub rak section 18.
Apakah yang harus dilakukan perekam medis tersebut?
a. Membiarkan berkas rekam medis nomor 13-27-65 tersimpan pada section 18
b. Mengambil berkas rekam medis nomor 13-27-65 dan menyimpan kembali berkas tersebut pada sub rak section 13
c. Menyarankan kepada Kepala Rekam Medis agar nomor rekam medis ditulis dengan jelas dalam berkas rekam medis
d. Menyarankan kepada Kepala Rekam Medis agar penulisan nomor rekam medis dipisah-pisahkan menjadi pasangan digit dengan masing-masing dua angka.
e. Menyarankan kepada Kepala Rekam Medis untuk mengganti nomor rekam medis dengan stiker warna
Alasan:
Misfile adalah kesalahan penataan dan penempatan berkas rekam medis, dan misfile dapat sangat menyulitkan pada saat pencarian dan pengambilan berkas rekam medis.
Misfile terbagi menjadi 2, yaitu:
1) Misfile Transpose; salah lihat dan salah ingat posisi urutan angka dalam nomor rekam medis.
Misal, 10-15-05 dilihat dan diingat 10-51-05. Jadi transpose terjadi pada angka 15 menjadi 51.
2) Misfile Trascript; salah lihat dan dan salah baca posisi urutan angka dalam nomor rekam medis.
Misal, 10-15-05 dibaca 70-15-05. Jadi transcript terjadi pada angka 1 dan 7
Beberapa Permasalahan dalam Penjajaran
7. Perekam medis sedang menggabungkan lembar lepas milik Tn. H ternyata berkas rekam medisnya tidak ada di lokasi penyimpanan karena sedang digunakan untuk pelayanan.
Apakah yang harus dilakukan perekam medis pada bagian lembar lepas berkas rekam medis tersebut?
a. Meletakkan stiker warna
b. Meletakan bon peminjaman
c. Meletakkan tracer
d. Meletakkan out guide
e. Meletakkan kartu kendali
Alasan:
Out guide adalah formulir atau bentuk lain yang digunakan sebagai catatan penggunaan berkas rekam medis dan sekaligus sebagai penanda lokasi berkas yang “keluar” tersebut.
8. Ny. W merupakan pasien rutin berkunjung dan berobat ke Poliklinik Penyakit Dalam RS.X untuk kontrol penyakit diabetes mellitus yang dideritanya, sehingga berkas rekam medis Ny. W menjadi sangat tebal karena seluruh riwayat kesehatan dikumpulkan dalam satu folder dengan satu nomor rekam medis.
Apakah yang harus dilakukan perekam medis jika folder rekam medis milik pasien sudah terlalu tebal?
a. Berkas rekam medis Ny. W disimpan tetap dalam satu folder sekalipun foldernya sudah tebal.
b. Berkas rekam medis Ny. W dipecah menjadi dua folder dan antara folder satu dengan folder lainnya diberi lem perekat agar tdak hilang.
c. Berkas rekam medis Ny. W dipecah menjadi dua folder dan diberi identitas pasien dan nomor rekam medis, serta setiap folder diberi keterangan Vol. 1 dan Vol. 2.
d. Berkas rekam medis Ny. W dipecah menjadi dua folder dan setiap folder diberi keterangan Vol. 1 dan Vol. 2.
e. Berkas rekam medis Ny. W dipecah menjadi dua folder dan diberi identitas (nama dan nomor rekam medis, serta setiap folder diberi keterangan Vol. 1 dari 2 dan Vol. 2 dari 2.
Alasan:
Berkas rekam medis yang terlalu tebal sebaiknya dipecah menjadi dua atau beberapa folder. Masing-masing folder pecahan tetap diberi identitas (nama pasien dan nomor rekam medis) yang sama dengan tambahan keterangan misalnya “bundel ke-1 dari 2”, “bundle ke-2 dari 2”
9. RS. X mempunyai kebijakan special flagging, dimana pasien untuk kondisi tertentu diberi tanda tambahan khusus pada foldernya akan tetapi secara standar folder rekam medis tidak boleh menampilan informasi khusus (kode penting).
Apakah yang harus dilakukan perekam medis di bagian filing jika ada pasien baru yang berkunjung dengan kasus yang dianggap sensitif, seperti HIV/AIDS?
a. Menyimpan berkas rekam medis di rak penyimpanan kasus HIV/AIDS
b. Menyimpan berkas rekam medis di rak penyimpanan khusus special flagging
c. Memasukan berkas rekam medis pasien tersebut dalam amplop warna coklat dan menyimpannya di rak penyimpanan aktif
d. Memasukan berkas rekam medis pasien tersebut dalam amplop warna coklat dan diberikan identitas pasien (nama pasien dan nomor rekam medis, serta menyimpannya di rak penyimpanan aktif
e. Memasukan berkas rekam medis pasien tersebut dalam amplop warna coklat dan menyimpannya di rak penyimpanan khusus special flagging
Alasan:
Special flagging adalah berkas rekam medis yang diberi tambahan khusus untuk pasien dengan kondisi tertentu. Misal;
1) Pasien alergi yang membahayakan (alergi penisilin)
2) Pasien menggunakan alat pacu jantung
3) Pasien hemodialisa
4) Pasien dengan kasus sensitive (HIV/AIDS, adopsi, riwayat penggunaan obat tertentu, riwayat kehidupan seksual dan riwayat kejiwaan)
5) Pasien kasus medikolegal (kasus medis/kesehatan yang berkatan dengan hukum.
6) Pasien dengan status sosial tertentu (pejabat, selebriti, penjahat atau siapapun statusnya tapi punya permintaan khusus
Tanda khusus yang dicantumkan bisa berupa teks dengan ukuran, bentuk dan warna khusus. Penanda bisa berupa simbol yang ditetapkan oleh manajemen rumah sakit.
Ruang dan Sarana Penjajaran
10. Kepala Ruang Filing Rekam Medis RS.X sedang memonitor keseragaman warna dalam masing-masing section sub rak rekam medis ternyata ditemukan berkas rekam medis yang berbeda warna dalam satu section.
Apakah yang harus dilakukan Kepala Ruang Filing tersebut sebagai perekam medis?
a. Mengambil berkas rekam medis tersebut dari sub rak rekam medis yang salah meletakan berkas rekam medis ke troly
b. Mengambil berkas rekam medis tersebut dari sub rak rekam medis yang salah meletakan berkas rekam medis ke rak sortir.
c. Mengambil berkas rekam medis tersebut dari sub rak rekam medis yang salah dan meletakan berkas rekam medis ke rak penyimpanan sementara.
d. Mengambil berkas rekam medis tersebut dari sub rak rekam medis yang salah dan meletakan berkas rekam medis ke sub rak yang benar sesuai dengan kode warnanya.
e. Mengambil berkas rekam medis tersebut dari sub rak rekam medis yang salah dan meletakan berkas rekam medis ke meja register peminjaman dan pengembalikan berkas rekam medis.
11. Perekam medis RS.A melakukan penjajaran berkas rekam medis yang telah kembali ke ruang filing di rak penyimpanan terbuka yang terbuat dari kayu dan sangat mudah mendapat gangguan dari hewan, seperti semut, rayap, kecoa dan kutu.
Apakah yang harus dilakukan perekam medis untuk menjaga keamanan fisik berkas rekam medis dari gangguan yang berasal dari hewan?
a. Menjaga suhu di ruang filing berkisar antara 18 – 28 oC
b. Menjaga kelembaban suhu di ruang filing berkisar antara 40 – 60%
c. Meletakkan kamper pada setiap sub rak penyimpanan
d. Menggantung pengharum ruangan pada AC yang terdapat ruang filing
e. Adanya baygon pada ruang filing
Alasan:
Aspek security fisik (hewan dan alam) berkas rekam medis;
1. AC (Alat Pendingin Ruangan); debu
2. Alat Pengatur Kelembaban; cicak
3. Kamper; melindungi dari gangguan semut, rayap, kecoa dan kutu
4. APAR (Alat Pemadam Api Ringan); melindungi dari kebakaran
Sistem Retensi, Penyusutan & Pemusnahan
12. Pada tanggal 18 Agustus 2018 Ny. S datang dan menginap di RS.X sebagai pasien baru untuk menjalani section ceasar pada kehamilan pertamanya dikarenakan berdasarkan hasil USG bayi Ny. S kembar siam dan selanjutnya Bayi Ny.S harus dilakukan operasi pemisahan kembar siam.
Bagaimanakan sistem penyimpanan berkas rekam medis By.Ny.S?
a. Disimpan di rak penyimpanan aktif dan mengikuti jadwal retensi terus menerus
b. Disimpan di rak penyimpanan aktif dan mengikuti jadwal retensi terus menerus dan tidak akan dimusnahkan
c. Disimpan di rak penyimpanan aktif dan mengikuti jadwal retensi, penyusutan dan pemusnahan
d. Disimpan di rak penyimpanan aktif dan mengikuti jadwal retensi, kemudian disimpan di rak penyimpanan inaktif jika pasien sudah tidak aktif lagi untuk mengikuti jadwal penyusutan dan pemusnahan
e. Disimpan di rak penyimpanan aktif dan mengikuti jadwal retensi, kemudian disimpan di rak penyimpanan inaktif jika pasien sudah tidak aktif lagi dan berkas rekam medis diabadikan
Alasan:
Khusus berkas rekam medis pada kasus-kasus tertentu yang dianggap sangat bernilai, misalnya kasus HIV/AIDS, operasi pemisahan kembar siam, operasi penyesuaian organ kelamin, SARS, flu burung dan sebagainya umumnya akan disimpan selamanya karena memiliki keilmuan kedokteran yang masih terus berkembang. Berkas rekam medis tersebut tidak dimusnahkan dan akan terus diretensi atau dapat dikatakan sebagai berkas rekam medis yang diabadikan.
